给某些国内科研工作者的两个提醒

其实,昨天那个长帖本来是想写这个内容的,结果一下刹不住车了,发了一堆关于审稿的牢骚,今天重回主题。

起因还是由审稿中发现的两点问题,其实这两个事儿早就有意识到,借这次机会写出来,省着又错过了。虽然是针对搞科研的说的,但其实是普遍存在的两个问题,在这里提个醒,请对号入座。

第一:论文投稿切勿使用.doc即MS-Word文件。理工类杂志的投稿用LaTeX是规范,但这些年因为LaTeX在学术界的普及工作不利(日本还好,国内还远远不够),很多人对LaTeX望而却步,仍然使用及其不规范的Word文档。很多杂志也没办法,也接收Word的投稿,但往往需要大量的再排版工作,所以会拖延稿件的发表时间。因此,再次呼吁学习LaTeX是非常必要的。

除非对方说接受Doc的投稿,否则在任何情况下也不要直接发送Doc文件作为最终版本。原因有两个:

  1. 很多不规范的Word(以及PowerPoint)文稿在其他人的电脑上是和在你的电脑上不一样的。昨天我收到的Word文档中的公式全部无法正常显示,我使用的是Mac以及Office最新版本。即使是Windows,也会因为版本不同,设置不同而有排版变化的可能。总而言之,不要指望收信人看到的doc文件和你看到的一样。
  2. 这个原因很多人都忽略掉了,那就是,微软的Office套件是一款昂贵的软件,如今字处理领域有很多优秀的替代品,Office并不是一个机器必须的应用程序。比如我自己做幻灯是用Keynote,字处理是用Page,但事务方面发过来的都是doc,我只好仅仅是为了读这些文档而安装了Office,当然这是公费,如果是自费我是无论如何不会安装的,有人发来doc文档我会直接打回去告诉他们我打不开。所以,不要想当然地认为每个人的电脑里都有MS-Office,发送这样的文档在我看来是一种摊派的行为,对收信人及其不尊重。

基于以上原因,如果象会议这样的只要求camera-ready而非源文件的情况下,一定是变换成PDF文件再送信。

第二:请尽量使用不带广告的邮箱。昨天收到的稿件有9个作者的Email地址,但只有一个是大学信箱,其余的都是什么163,126,Yahoo,这类免费邮箱,而且地址名字五花八门,看起来很不专业。

我这里不是建议全使用大学信箱,因为(1)年青人会换工作,离开某大学后信箱很可能就作废了,(2)大学信箱的功能可能有限。但大学信箱+转发到某校外邮箱的方法还是值得推荐的。因为毕竟论文中写上大学信箱会比一个什么cancan8392@163这样的地址要显得专业的多。

使用免费信箱特别讨厌的就是底下附带一行广告。而且在回信和转发时,这些广告就会夹杂在其中很是不爽。全是汉语的情况下还要稍微好些,在和国外同行交流或者投简历的时候,一堆英文下面有一行汉字的广告,会非常醒目。如果是信中使用日语就更糟糕了,因为在没有选择UTF8内码的情况下,中文的字符和日文的字符是无法同时正常显示的,国内的邮件客户端很可能是默认GB内码的环境,而信到对方电脑上,读信的人可能要切换几次内码设置才会正常显示。而不是所有人都知道怎样或有耐心去解决一个全是乱码的信件。

所以,如果你一定要使用校外的邮箱,要么花钱买域名或者VIP邮箱,要么就申请Gmail吧,因为Gmail只在浏览器的Gmail界面才会有广告,而这个广告是不会插到邮件正文中的,如果你使用客户端软件来收发邮件,那么广告就与你无关了。

以上两点小小小小的建议会让你在与国外同行交流的时候不会毁掉第一印象。